光の人生ノート ~ My Scrap Book~

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仕事で使う手帳の選び方・書き方をタイプ別に紹介!使う目的を決める

仕事で使う手帳の選び方、書き方や楽しみ方を紹介します。

私は午前中はラジオのFMを聴きながら、過ごしています。
昨日、ラジオで言っていました。
「まだ紙の手帳が主流、特に20代の女性に人気。」

今だとスマホやアプリでスケジュール管理をされている方が多いかと思ったら、そうでもない、と言われていました。

20代の女性、お仕事を頑張っている方たちでしょうか。
ぜひ手帳を有効活用して、お仕事も頑張ってプライベートも充実させて欲しいです。
そして、これからも手帳ライフを楽しんで欲しいです。

私も手帳を使いはじめたのは、仕事をはじめた20歳からです。
専業主婦の今でも、いつも手元に置いて使っています。
今まで、いろいろな手帳を使ってきました。

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まだ手帳を使ったことがない方はいますか?
お店であふれるように売られている手帳を、どうやって選んだらいいかわからないかもしれませんね。

手帳選びに悩んでいる方に、タイプ別で仕事での使い方を紹介します。
手帳を持っているけどうまく使いこなせない方にも、参考になる内容です。

仕事で手帳を使いたい!目的を決めよう

仕事で使う手帳の選び方・書き方をタイプ別に紹介!使う目的を決める

昔は手帳は予定を書くもの、というイメージが強かったですが、最近ではライフログとして使われている方も多いです。
その日の自分の行動をすべて記録していく書き方です。
仕事でも使いながら、自分のあらゆる行動を書き込んでいくこともできます。

今日は手帳の一般的な使い方を紹介しますね。
手帳をどう使おうと思っていますか?

  • 仕事のみに使う
  • 仕事とプライベートの両方に使う
  • プライベートのみに使う 

仕事用とプライベート用と2冊の手帳を使い分ける方もいます。

いろいろな手帳術やノート術の本を読んできましたが、すべてのことを1冊の手帳に記入していったほうがいいとよく言われています。
齋藤孝さん著書の三色ボールペン情報活用術では、仕事を青のペン、プライベートを緑のペン、重要なことは赤のペンで使い分けることをすすめられています。
私もずっと色を使い分けて書いています。

プライベートのみで使われる方は自由に手帳を選ばれるといいですね。
この記事では、仕事で使う手帳について紹介します。
プライベートと併用される方もあてはまります。

では、お仕事はどんな内容ですか?

手帳のタイプは3タイプ!仕事内容(業種)で決めてみる

手帳には3タイプあります。

  • バーチカルタイプ
  • ウイークリータイプ
  • デイリータイプ

それぞれのタイプの特徴を紹介していきます。

バーチカルタイプの手帳は営業マンにおすすめ

バーチカルタイプは1日が時間刻みになっています。
営業の方や常に時間ごとで約束がある方におすすめです。
しっかりスケジュール管理ができます。

手帳にはノートのページも多くついていますから、内容などはそのページに書くといいですね。

24時間のスケジュールが書き込めるジブン手帳も人気です。
睡眠時間もしっかり記入して、体調管理もできます。
ジブン手帳は別に自由に書けるノートも付いているので、仕事の詳細や顧客管理も合わせてできます。

ウィークリータイプはアイデアやメモも書ける

バーチカルほど細かくなくていいから、ざっくり予定を書きたい、そのメモも同じページに書きたい、という方はウイークリーがおすすめです。
左のページに予定を書き、右のページがノートになっている手帳です。
左のページを仕事用、右のページをプライベートとして使い分けることもできます。

ウイークリーも事務と営業をこなす方にも人気です。

デイリー手帳はこまかく管理したい人におすすめ

もっと1日に予定がある方、スケジュールと合わせてたくさん書いておきたい方にはデイリー手帳があります。
1日に1ページ使える手帳です。

すでに日付も入っているので、決まった予定からどんどん入れていけます。
営業や接客業の方はデイリー手帳を使って、顧客情報としても使われている方もいます。

営業マンの方は自分なりの顧客管理でお客様の情報を把握されているでしょうが、おそらく手帳だけでは書ききれないと思います。
別のノートを用意されている方も多いと思いますが、中村信二さんの[図解]営業成績が上がる「一冊一顧客」ノート術も参考になります。

※くれぐれも、顧客管理のノートや手帳は扱いに十分気をつけて、紛失しないようにしてくださいね。

接客業の手帳の使い方

店頭に立たれている方は、手帳を持って仕事ができないので、控室に入った時や休憩の時でしか手帳が開けません。
可能な限りそれまでの業務で自分がしたこと、気になったことを書き留めておきましょう
最初は何を書いていいかわからないかもしれませんが、自分が行ったことを全部書くくらいでいいです。

例えば、

  • 棚出しをした
  • 〇〇の商品の入れ替えをした
  • お客様との会話
  • 〇〇の荷物(商品)が届いた
  • 〇〇の電話を受けた

など、いろいろと出てきますね。

他の従業員との共有できることは、スタッフ同士の連絡ノートみたいなものがあると思います。
連絡ノートに記入することも大事です。

接客をスキルアップさせるために、手帳も活用したいですね。

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事務職の方の手帳の使い方

もちろん事務のお仕事をされる方にも、手帳は使って欲しいです。

自分が行った業務内容を書いていきます
締切が決まった業務もあるかもしれませんね。
きちんと管理しておきましょう。

仕事のコツのようなアイデアがフッと湧いてくるかもしれませんね。
それもメモしておきましょう。

電話を受けて取り継いだら、それも書いておきましょう。
「〇〇会社の〇〇さんから、〇〇の件で〇〇さんにつないだ。」と。
これも別の共有のノートがあればいいですが、なければ自分がわかるメモ程度でいいので手帳に書いておくことをおすすめします。

電話をつないだ相手が忘れても、自分が覚えておけるようにです。

手帳を使うといいことがある

手帳を使う楽しみは人によっても違うでしょうが、ひとつずつタスク(リスト)を完了していくことの達成感を得られることが1番多いと思います

その小さな幸せをコツコツと積み重ねていくことで、仕事に楽しみを見つけ、充実した時間が増えてくるのではないでしょうか。

そして何でも気づいたことを書いているうちに、他の人が気づかなくても自分が気づける仕事が出てきたら、より楽しくなってきます

仕事は創意工夫です。
自分なりにいろいろと考えて工夫してチャレンジしてみる。
そのためにも、手帳をどんどん活用して欲しいです。 

女子の方は、お気に入りのシールやマスキングテープに付箋などでテンションを上げたり、モチベーションを保っている方もいます。
大賛成です!
「文房具だけでも好きなものを使わないと、仕事なんてやってられない。」という方もいます。

気分を上げる方法は人によっても違うでしょうが、今はステキな文房具や手帳があります。
手帳と合わせて使うのも楽しいです。

手帳を探す

手帳を選ぶポイント

手帳を選ぶ時に、土、日曜日の枠の大きさがどうなっているのかも確認しましょう。

  • 週末が仕事は休みだから枠は小さくてもいいのか
  • すべての曜日が平等に同じ大きさがいいのか
  • 月曜日はじまりか日曜日はじまりか

家のカレンダーで日曜日はじまりが見慣れている方もいるかも知れませんね。

私は枠はすべて同じ大きさで、月曜日はじまりの手帳が好きです。

まとめ

手帳活用術

手帳の選び方についてお伝えしました。

「そんなに何でもかんでも書くの大変」と思われるかもしれませんが、自分がわかればいいので走り書きでもいいです。
慣れれば簡単です。

今では、大量の手帳があふれています。
まずはある程度、使いたい手帳を決めてから買いに行くといいですね。

手帳を選ぶポイント

  • どのタイプを使いたいのか
  • メモ欄はどのくらい必要か
  • 枠の大きさ、曜日はじまり

などを決めておかれるといいでしょう。

今から手帳を使われる方、手帳を使っているけどうまく活用できていない方こそ、どんどん何でも書いていってください。

そこから、気付きが生まれるといいですね。

▼こちらも参考にどうぞ。(^^)

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